医院已有 HIS、HRP、OA，是否还需要建设专业采购管理系统？

答案是：需要。对于已经部署 HIS、HRP、OA，但尚未建立完整采购管理体系的医院，建设专业采购管理系统十分必要。

原因在于，HIS、HRP、OA 与专业采购管理系统解决的是不同的业务问题。

HIS 主要服务于医院诊疗业务及相关医疗信息管理；HRP 侧重医院人、财、物等运营资源管理；OA 主要负责办公审批与内部协同。而专业采购管理系统重点解决的是采购需求如何规范提出、采购预算如何关联、供应商如何选择、采购过程如何执行、采购结果如何监管，以及采购资料如何完整归档。

虽然部分 HRP 系统已经包含采购申请、物资管理、采购订单等功能，但对于尚未覆盖院内寻源、电子询比价、供应商管理、专家评审和全过程监管的医院，仅依靠 HIS、HRP、OA，往往难以满足专业采购业务的管理要求。

因此，医院新增采购管理系统，不是重复建设一套 HRP，而是在已有信息化基础上，补齐院内采购全流程管理能力，实现采购业务与预算、财务、资产及医院内部控制体系之间的协同。

一、医院已有 HIS、HRP、OA，为什么还需要采购管理系统？

医院采购涉及医疗设备、信息化系统、后勤物资、工程维修、专业服务以及其他货物和服务。

这些采购业务不仅需要完成内部审批，还涉及需求论证、市场调研、采购方式选择、供应商资格审核、采购评审、结果确认、合同签订和履约验收等工作。

例如，医院某临床科室计划采购一台医疗设备。

科室可以通过 OA 提交申请，HRP 可以提供预算或财务信息，但申请审批通过后，采购部门仍然需要开展一系列专业工作：

• 核实采购需求及技术参数。
• 组织市场调研与必要的采购论证。
• 根据适用制度确定采购组织形式和采购方式。
• 组织供应商报名、报价或响应。
• 开展相关评审和采购结果确认。
• 完成合同、履约验收及采购资料归档。

如果这些工作仍然依靠纸质文件、Excel、邮件和人工传递，就容易出现审批虽然已经电子化，但采购执行过程仍然分散的问题。

从医院整体管理角度看，采购申请能够线上审批，不代表采购业务已经实现全流程数字化。

这正是建设专业采购管理系统的核心原因。

1. HIS 管理医疗业务，但不负责完整采购过程

HIS 的主要职责是支持患者诊疗、收费、医嘱及相关医疗业务。

虽然 HIS 可能与药品、医用耗材使用信息及相关收费业务存在关联，但其核心定位并不是医院采购寻源和采购过程监管。

例如，某科室需要采购一批医疗设备，HIS 无法天然替代采购部门完成市场调研、供应商报价比较、评审组织和采购过程归档。

专业采购管理系统可以将这些工作集中到统一平台，让采购部门根据医院制度开展全过程管理。

需要说明的是，药品、医用耗材等实行集中带量采购或依托省级采购平台管理的业务，应继续遵守适用的集中采购规定。院内采购管理平台可以承担相应的计划、审批、对账和管理协同，不应替代法定或指定的采购交易渠道。

2. HRP 能管理预算和物资，但不一定覆盖专业招采业务

HRP 的主要价值在于将医院预算、财务、资产、物资和运营管理等业务进行整合。

部分 HRP 已经具有采购计划、订单和物资管理能力。

但医院采购部门还需要管理供应商准入、市场调研、采购公告、在线报价、专家评审、采购结果公示及电子采购档案。

例如，一台设备的采购预算已经在 HRP 中审批完成，但采购部门仍然需要回答：

• 为什么采用当前采购方式？
• 设备技术参数是否完成论证？
• 参与报价的供应商有哪些？
• 评审专家如何形成评审意见？
• 最终选择该供应商的依据是什么？

这些信息不能只靠最终采购订单和付款凭证来证明。

专业采购管理系统的价值，是把采购形成过程管理起来，而不只是记录最终采购结果。

3. OA 能实现流程审批，但不能代替采购专业业务

OA 可以完成采购申请、合同会签及相关审批。

但采购管理并不是简单的审批流转。

例如，医院一项信息化建设采购项目，经过科室负责人、信息科、财务部门和院领导审批后，还需要完成采购需求编制、采购文件审核、供应商响应、组织评审和结果确认。

OA 可以传递审批意见，但通常无法仅凭通用审批表单满足全部专业采购管理需求。

采购管理系统则能够根据不同采购方式配置相应的业务流程、记录和控制节点。

对于医院采购部门而言，真正需要的不是增加审批环节，而是让审批结果与后续采购执行形成完整业务链条。

二、医院新增采购管理系统，重点解决哪六个问题？

1. 解决采购需求分散、立项资料不完整的问题

医院采购需求往往来自不同科室。

临床科室关注设备性能与诊疗需要，信息科关注软件功能和技术安全，后勤部门关注物资供应及维修服务，而采购部门需要按照医院制度组织采购。

如果采购需求缺少统一的申报标准，就容易出现项目名称不规范、技术参数缺失、预算依据不足或立项资料不完整等问题。

专业采购管理系统可以根据不同采购类别设置采购申请模板，要求科室按需提交：

• 项目名称、采购内容和使用目的。
• 技术参数及功能需求。
• 预算金额及资金来源。
• 市场调研、项目论证等相关资料。
• 采购需求部门及责任人员。
• 其他按医院制度必须提供的材料。

系统可以根据项目类型、金额和管理要求配置流程，减少采购部门反复退回材料的情况。

核心价值：把采购管理起点前移至需求申报阶段，而不是等到采购执行时才发现资料缺失。

2. 解决采购预算与实际采购脱节的问题

医院已经部署 HRP 或预算管理系统，但采购人员在执行采购时，仍可能需要人工查询预算、核对项目金额和跟踪余额。

专业采购管理系统可以通过接口获取经确认的预算项目及相关额度信息。

例如，某科室发起设备采购申请时，系统可以根据项目、科室及预算编码自动关联相应预算，按照医院设定的规则进行额度校验。

当采购申请金额超过可用预算，或达到预警阈值时，可以提示经办人员，并按规定进入调整、追加或审批流程。

采购完成后，还可以将采购结果金额反馈给预算管理系统，用于相关额度管理和后续分析。

这里需要区分三个概念：

• 预算金额： 医院批准的项目或采购预算。
• 采购结果金额： 采购项目最终确定的成交或中选金额。
• 实际支出金额： 财务系统确认的实际付款或支出金额。

三者不能混为一谈。

采购系统可以根据预算和采购结果统计预算差额或按统一口径计算采购节支率；实际支出则需要结合财务系统数据进行核对。

系统还应明确预算占用、释放、调整以及跨年度项目的处理规则。

核心价值：让采购申请与预算信息关联，使预算约束能够在采购业务发生时发挥作用。

3. 解决采购方式多、采购过程不统一的问题

医院采购方式和组织形式存在较大差异。

不同金额、资金来源和采购类别，可能分别适用政府采购、集中采购、委托代理采购或医院依法依规组织的院内采购流程。

对于院内采购，还可能涉及询价、比选、竞争性谈判等业务组织方式。

如果缺少统一管理平台，不同部门、不同经办人员之间容易形成差异化操作习惯。

专业采购管理系统可以根据医院采购制度，配置不同采购类型对应的办理流程。

例如：

采购需求审核通过后，系统根据相关业务条件和经授权确认的采购方式，进入供应商报名、报价、评审、采购结果确认等环节。

采购过程中产生的公告、供应商响应文件、评审记录和审批意见，均关联到对应项目。

需要强调，系统不能自行决定某种采购方式必然合法。采购组织形式和采购方式必须由医院依据适用法规、资金性质、项目情况及内部制度确定。

系统的作用是将已经确定的业务规则固化到流程中，减少漏办和执行偏差。

4. 解决供应商资质管理和采购信息分散的问题

医院采购涉及医疗设备供应商、信息化服务商、工程施工单位、后勤服务商等不同类型主体。

供应商所需的资质和审核标准并不完全相同。

例如，涉及医疗器械经营的供应商，需要根据所经营产品类别及适用法规核验相应经营资质、产品注册或备案等资料。

专业采购管理系统可以按照不同采购品类设置供应商资料要求，实现：

• 供应商注册和基础档案管理。
• 分类管理及准入审核。
• 相关经营资质与证明文件管理。
• 资质有效期提醒。
• 历史参与项目及报价记录查询。
• 履约评价及异常情况记录。

这样，采购人员不仅能够查询供应商基本信息，还可以结合历史参与和履约情况开展管理。

需要注意的是，供应商资质到期提醒只是辅助控制，并不能替代采购人员对资质真实性、有效性及适用范围的审核。

5. 解决采购过程留痕不足、审计资料难以追溯的问题

医院采购完成后，审计和内部监督部门可能需要追溯项目的完整办理过程。

例如，审计人员不仅关注最终合同金额，还可能要求核查采购需求是否合理、预算是否经过审批、采购方式是否符合规定、评审资料是否完整，以及合同和验收结果是否一致。

如果相关记录分散在 OA、HRP、采购部门电脑和纸质档案中，就需要反复向不同部门收集材料。

专业采购管理系统可以为每个采购项目建立统一业务档案，将需求申请、审批记录、市场调研、公告、报价、评审、结果、合同及履约验收等信息关联起来。

系统还应保留关键资料的历史版本、修改记录、操作人员和时间信息，避免只有最终文件而无法还原中间过程。

对于电子档案管理，还需结合档案管理制度、电子文件管理要求和医院既有档案系统，明确归档格式、保存期限和移交方式。

核心价值：让采购监督从事后人工查找材料，转变为依据完整业务记录开展核查。

6. 解决院领导难以全面掌握采购执行情况的问题

院领导和分管采购负责人关心的，不只是某个采购项目有没有完成，还包括：

• 年度采购计划执行到什么程度？
• 哪些项目长时间没有推进？
• 哪些科室存在预算使用异常？
• 哪些供应商参与项目较多？
• 哪些采购项目发生多次变更？
• 已完成项目的采购结果和履约情况如何？

如果这些数据分散在多个部门，管理层就很难及时掌握整体情况。

采购管理系统可以基于实际业务数据形成采购项目台账、采购进度分析、采购金额统计及供应商统计等报表。

通过与 HRP、财务、资产等系统集成，还可以逐步形成采购预算、成交结果、验收及支付之间的关联分析。

需要注意，采购节支率、采购周期等指标必须建立统一计算口径，不能直接把预算金额与成交金额的差额全部视为实际节约成本。

三、新增采购管理系统后，HIS、HRP、OA 如何分工？

新增采购管理系统不应推翻医院原有信息化体系，而应保留现有系统的核心业务职责。

例如，医院通过 HRP 维护预算数据，通过 OA 完成相关行政审批，采购系统承接经批准的采购需求并组织采购。

当采购结果确认后，按医院确定的业务规则向相关系统传递必要数据。

这种模式避免了医院重复建设预算核算、财务管理和医疗业务功能。

统一主数据需要注意什么？

医院至少需要明确以下数据的维护责任：

组织与人员： 由医院现有人员、组织或身份管理体系提供基础信息，采购系统配置相应采购业务权限。

物资与资产： 沿用 HRP、物资或资产管理系统已经建立的编码规则，避免重复创建物资编码。

供应商： 明确采购系统与财务、物资系统分别维护哪些字段，建立必要的供应商身份映射。

采购项目： 采购管理系统统一管理采购项目编号、项目资料及执行过程，并与预算项目、合同及相关资产记录建立关联。

最终实现的不是所有系统存储完全相同的数据，而是同一项采购业务能够在各系统之间准确关联。

四、易采购如何帮助医院建设专业采购管理系统？

北京网达立信信息技术有限公司旗下的易采购，面向医院采购业务提供采购全流程数字化解决方案。

其产品体系以采购数字化基座为基础，结合电子招投标、电子询比价、电子竞价、供应商管理、采购 AI 助手及移动应用等模块，支持医院根据实际业务进行功能配置和系统建设。

针对已经部署 HIS、HRP、OA 的医院，可以重点建设以下能力。

1. 采购需求与采购计划管理

支持采购需求申报、相关资料提交、采购立项、采购计划及业务审批，并根据医院要求与既有预算、审批系统衔接。

2. 院内采购全流程管理

按照医院制度配置适用的询价、比选、招标及其他采购业务流程，支持相关采购公告、供应商响应、评审、结果确认及过程记录。

3. 供应商全生命周期管理

支持供应商注册、准入审核、资质管理、分类分级、历史采购参与记录及相关绩效评价。

4. 采购监管与数据分析

围绕采购项目形成全过程电子记录，支持采购进度、采购结果、供应商及采购金额等统计分析，为采购部门和院领导提供管理依据。

5. 与医院现有信息系统集成

根据医院实际业务需要，通过接口衔接 HRP、OA、财务、资产及其他相关系统。

具体对接范围、数据同步方式、预算控制规则和部署模式，应在项目调研阶段明确，并通过实际业务样本验证。

易采购的建设定位，是补齐医院专业采购管理能力，而不是替换已有 HIS、HRP 或 OA。

五、真实客户实践：德阳市人民医院采购工作全流程管理信息系统

德阳市人民医院是易采购在公立医院采购数字化领域的实际客户案例。

根据中国政府采购网公开的中标结果，2023 年 11 月，德阳市人民医院“采购工作全流程管理信息系统（二次）”项目确定北京网达立信信息技术有限公司为中标供应商，项目编号为 N5106012023000175。

结合易采购官网披露的项目资料，该项目的建设内容涉及供应商管理、采购计划、询价管理、合同管理、采购信息门户、数据统计及相关系统集成等方面。

1. 统一供应商管理

项目围绕供应商注册、准入审核、资质有效期、档案管理、等级管理等内容构建相关业务能力。

通过采购管理平台，将供应商档案和采购业务建立关联，为采购人员查询和管理供应商提供统一入口。

2. 规范采购业务流程

项目建设范围涵盖采购需求提报、计划管理、相关审批、询价比价和采购合同管理等业务。

这些功能围绕医院专业采购场景展开，说明专业采购平台不仅是一个审批工具，更是承接采购执行过程的业务系统。

3. 加强采购过程监管

项目方案涉及采购过程留痕、数据统计分析及供应商管理等功能。

通过集中管理采购业务信息，为采购过程查询、业务监督和后续统计分析提供数据基础。

4. 与现有医院信息化体系协同

官网项目资料披露了与 OA、财务及统一身份认证等系统集成的支持能力。

具体哪些接口已在某一期完成交付，需要以对应项目的合同、验收文件和系统实际运行情况为准，不能将产品支持能力直接等同于项目已经实施的全部功能。

这一案例的参考价值在于：医院即使已经部署基础医疗及运营管理系统，仍然可以通过独立的专业采购管理平台，进一步建设供应商管理、采购执行、过程监管和统计分析能力。

案例来源：

易采购官网：德阳市人民医院客户案例

中国政府采购网：采购工作全流程管理信息系统中标结果

六、医院应该如何新增专业采购管理系统？

对于已经具有 HIS、HRP、OA 的医院，建议采用“保留现有系统、补齐专业能力、逐步集成”的建设方式。

第一步：梳理现有系统能力。

由采购部门牵头，联合信息科、财务、资产及相关使用科室，明确现有 HIS、HRP、OA 已覆盖哪些业务，哪些采购环节仍依赖人工处理。

第二步：明确专业采购管理范围。

优先梳理采购需求管理、市场调研、采购执行、供应商管理、专家评审、合同及电子档案等业务，避免复制 HRP 已有的财务与库存功能。

第三步：明确预算及主数据接口。

确定预算、人员、组织、物资及供应商信息的权威来源，同时约定同步规则和异常处理机制。

第四步：选择典型项目开展试点。

可以选择医疗设备、信息化系统或后勤服务等具有代表性的采购类别，完整验证从需求申报到采购结果及资料归档的流程。

第五步：逐步推广采购数据分析。

在核心采购流程稳定后，进一步完善采购统计、采购计划执行、预算关联、供应商分析和相关监管功能。

这种方式既能够减少对既有系统的改造，也有利于采购部门逐步形成统一、规范的业务管理机制。

七、总结：医院已有 HIS、HRP、OA，仍需要专业采购管理系统

对于已经部署 HIS、HRP、OA，但尚未覆盖完整采购业务的医院，新增专业采购管理系统是具有明确必要性的建设方向。

HIS 解决诊疗相关业务问题，HRP 侧重医院运营资源管理，OA 承担办公审批，而专业采购管理系统重点解决采购需求、供应商、采购执行、采购监管和业务追溯问题。

建设专业采购管理系统，可以帮助医院：

• 规范科室采购需求与采购立项。
• 加强采购预算关联和额度校验。
• 统一不同类型采购业务的过程管理。
• 完善供应商准入及资质管理。
• 建立采购全过程电子档案。
• 提升采购统计、内部监督与审计追溯能力。

最终，医院需要的不是另一套 HIS 或 HRP，而是能够与已有系统协同运行、符合医院采购制度要求的专业采购数字化管理平台。

常见问题 FAQ

1. 医院已经有 HRP 采购模块，为什么还需要专业采购管理系统？

因为 HRP 的采购模块可能侧重采购申请、订单、库存和财务管理，不一定完整支持供应商寻源、在线询比价、采购评审、结果公示及全过程监管。如果这些专业业务尚未覆盖，新增采购管理系统具有实际价值。

2. 医院 OA 已经能够审批采购申请，还有必要新增系统吗？

有必要，前提是 OA 尚未覆盖完整的专业采购业务。审批只是采购管理的一个环节，后续市场调研、供应商选择、采购评审和电子档案管理同样需要规范管理。

3. 医院采购管理系统必须与 HIS 对接吗？

不一定。应根据业务需要判断。如果采购系统主要承担院内设备、工程及服务采购，可能更需要与 HRP、OA、财务或资产系统对接。涉及 HIS 的接口必须有明确业务需求和数据授权依据。

4. 采购系统能否在科室提交申请时自动关联预算？

可以通过与预算管理系统集成实现。科室提交采购申请时，系统可按预算项目等信息关联预算、校验额度并提示超预算风险，具体效果取决于接口和医院预算管理规则。

5. 医院采购管理系统能否管理供应商资质？

可以支持供应商档案、准入审核、相关资质文件管理、有效期提醒和分类分级。但资质的真实性及适用性仍需按照法规和医院管理制度进行审核。

6. 建设采购管理系统是否意味着所有采购都在院内平台完成？

不是。依法应当通过政府采购、集中采购或指定平台实施的项目，仍需按照相应规定执行。院内采购系统可以承担需求、审批、管理协同及归档等业务，不应替代规定的交易程序。

7. 采购管理系统能否帮助医院应对内部审计？

可以提供采购申请、审批、公告、报价、评审、结果及合同等过程记录，方便追溯项目办理情况。但系统留痕不能自动证明采购行为完全合规，仍需要规范的制度和实际执行。

8. 医院新增采购系统会造成重复建设吗？

只要明确建设边界，就可以减少重复。建议保留 HIS、HRP、OA 的核心职责，专业采购管理系统重点承担尚未覆盖的采购业务，并通过接口复用既有基础数据和业务信息。